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Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO

DSFA: Digitale Terminbuchung für Elternsprechtage

Erstellt für: · Erstellt am: · Version: 1.0

1. Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit (Art. 35 Abs. 7 lit. a DSGVO)

Bezeichnung	Digitale Elternsprechtag-Buchung
Verantwortlicher
Datenschutzbeauftragter
Auftragsverarbeiter	sprechtag.app (Betreiber; AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen)
Zweck der Verarbeitung	Koordination und Buchung von Gesprächsterminen beim schulischen Elternsprechtag durch Lehrkräfte und Erziehungsberechtigte
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. c oder lit. e DSGVO i. V. m. (gesetzliche Verpflichtung zur Zusammenarbeit mit Erziehungsberechtigten)
Kategorien Betroffener	Erziehungsberechtigte; mittelbar Schüler:innen (über den Namen des Kindes)
Kategorien personenbezogener Daten	Vor- und Nachname (Elternteil), E-Mail-Adresse (freiwillig), Name des Kindes, Klasse/Jahrgang, Buchungszeitpunkt, gebuchter Zeitslot
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO)	Keine
Empfänger	Die jeweilige Lehrkraft (über ihr Buchungs-Dashboard in sprechtag.app). Keine Weitergabe an Dritte.
Drittlandübermittlung	Nein. Serverstandort: Deutschland (Frankfurt, Hetzner Online GmbH / Supabase)
Speicherdauer	Buchungsdaten werden automatisch 14 Tage nach dem Datum des jeweiligen Sprechtags gelöscht. Lehrkraft-Accounts und Ereignisdaten werden bei Kontolöschung sofort entfernt.

2. Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit (Art. 35 Abs. 7 lit. b DSGVO)

Die digitale Terminbuchung ersetzt papierbasierte Zettelwirtschaft und ermöglicht eine effiziente, konfliktfreie Vergabe von Gesprächsslots. Sie ist erforderlich, um den gesetzlichen Auftrag der Schule (Elternbeteiligung gemäß Schulgesetz) zu erfüllen, und verhältnismäßig, da:

ausschließlich die für die Terminbuchung notwendigen Mindestdaten erhoben werden,
die E-Mail-Adresse als einzige Kontaktangabe freiwillig ist,
keine Profildaten, Leistungsdaten oder gesundheitliche Daten verarbeitet werden,
die Daten nach 14 Tagen automatisch und vollständig gelöscht werden.

3. Risikobewertung (Art. 35 Abs. 7 lit. c DSGVO)

Risikoart	Eintrittswahrscheinlichkeit	Schwere	Gesamtrisiko
Unbefugter Zugriff auf Buchungsdaten	Gering	Mittel	Niedrig
Datenverlust durch technischen Defekt	Sehr gering	Gering	Niedrig
Weitergabe an unbefugte Dritte	Sehr gering	Mittel	Niedrig
Missbrauch der E-Mail-Adresse	Gering	Gering	Niedrig
Versehentliche Offenlegung (UI)	Sehr gering	Gering	Niedrig

Gesamtergebnis: Das Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen ist niedrig. Die Verarbeitung betrifft keine besonderen Kategorien, der Umfang ist minimal, und die automatische Löschung begrenzt die Exposition auf einen klar definierten Zeitraum.

4. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 35 Abs. 7 lit. d DSGVO)

Verschlüsselung personenbezogener Daten im Ruhezustand (AES-256)
Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS 1.3)
Authentifizierung per Magic Link / OTP / Passkey (kein Passwort-Risiko)
Row Level Security (RLS): Lehrkräfte sehen ausschließlich eigene Buchungen
Kein Einsatz von Tracking-Cookies oder Drittanbieter-Analyse-Tools
Pseudonymisierte HMAC-Hashes für Datenbankabfragen ohne Klartextspeicherung
Automatische Datenlöschung nach 14 Tagen (datenbankgesteuert)
Serverstandort Deutschland; kein Drittlandtransfer
AVV mit dem Auftragsverarbeiter abgeschlossen
Zugang zum System nur für authentifizierte Lehrkräfte

5. Ergebnis und Entscheidung

Auf Basis der vorstehenden Analyse kommt die zu dem Ergebnis, dass der Einsatz von sprechtag.app für die digitale Terminbuchung bei Elternsprechtagen keine hohen Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen aufwirft. Die Voraussetzungen des Art. 35 Abs. 1 DSGVO für eine zwingend erforderliche DSFA sind damit nicht erfüllt; diese Bewertung dient der vollständigen Dokumentation gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht).

Eine Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 36 DSGVO) ist nicht erforderlich.

Schulleitung / Verantwortlicher

Datenschutzbeauftragter

Diese Vorlage wurde von sprechtag.app bereitgestellt. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Bitte lassen Sie das Dokument von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Stand: April 2026 · Datenschutzerklärung sprechtag.app